Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Petersen Digital Solutions
Inhaber: Carsten Petersen
Staberger Str. 17
58511 Lüdenscheid
Telefon: +49 2351 9233010
E-Mail: info@petersen-digital-solutions.de

2. Hosting

Diese Website wird bei einem Dienstleister mit Servern in Deutschland bzw. der EU gehostet. Der Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag technisch notwendige Daten (z. B. Server-Logfiles) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technisch notwendige Daten in Server-Logfiles verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb der Website.

Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste Dritter (etwa Google Analytics, Meta-Pixel oder vergleichbare Werbenetzwerke) setzen wir nicht ein. Zur anonymen Reichweitenmessung nutzen wir ausschließlich unser eigenes, selbst betriebenes System „RadarPilot“ – Einzelheiten hierzu finden Sie in Ziffer 3a. Auf Ihrem Endgerät speichern wir lediglich Ihre Auswahl aus dem Datenschutz-Hinweis, damit dieser Ihnen nicht bei jedem Seitenaufruf erneut angezeigt wird; diese Speicherung ist technisch notwendig und nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

3a. Anonyme Reichweitenmessung (RadarPilot)

Zur Messung der Reichweite und Nutzung dieser Website setzen wir mit RadarPilot ein von uns selbst entwickeltes und selbst betriebenes System ein. RadarPilot arbeitet ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur: Mess-Skript und Empfangs-Endpunkt liegen unter app.petersen-ki-pilot.de – einer Anwendungs-Umgebung, die wir als der in Ziffer 1 genannte Verantwortliche selbst betreiben. Diese Adresse unterscheidet sich technisch von der Adresse dieser Website; ein dritter Anbieter ist daran jedoch zu keinem Zeitpunkt beteiligt. Eine Weitergabe an Dritte, ein Verkauf von Daten, eine Zusammenführung mit Daten anderer Websites oder eine Profilbildung zu Werbezwecken findet nicht statt. Cookies werden hierbei weder gesetzt noch ausgelesen.

a) Welche Angaben erhoben werden:

• Seitenaufrufe: die aufgerufene Seite (Pfad), die Herkunft des Aufrufs (nur die verweisende Website als Ganzes, nicht die einzelne Unterseite), Kampagnenparameter aus dem aufgerufenen Link („UTM-Parameter“), die Bildschirmbreite Ihres Geräts sowie der Herkunftskanal (z. B. Suchmaschine oder Direktaufruf).
• Klicks auf ausgewählte Elemente: Telefon- und E-Mail-Links, externe Links, Download-Links sowie von uns festgelegte Schaltflächen. Erfasst wird zudem, wenn dieselbe Stelle mehrfach kurz hintereinander erfolglos angeklickt wird – das weist uns auf Bedienprobleme hin.
• Formular-Absendungen: ausschließlich die Information, dass und welches Formular abgeschickt wurde – niemals die von Ihnen eingegebenen Inhalte.
• Lesefortschritt und Verweildauer: die Scrolltiefe in Schritten von 10 Prozent sowie die Dauer Ihres Aufenthalts auf der jeweiligen Seite.
• Eine technische Ladezeit-Kennzahl („Largest Contentful Paint“) zur Beurteilung der Geschwindigkeit unserer Seiten.

b) Anonymer Tagesschlüssel statt Wiedererkennung: Damit die einzelnen Ereignisse eines Besuchs technisch zusammengeführt werden können, berechnen wir auf unserem Server einen Prüfwert (Hash-Wert) aus Ihrer IP-Adresse, der Kennung Ihres Browsers, der aufgerufenen Website und Ihrer Spracheinstellung. Dieser Schlüssel wechselt täglich und wird spätestens nach 30 Tagen automatisch entfernt. Er dient allein der Zuordnung von Ereignissen innerhalb eines Besuchstages und ermöglicht keine Wiedererkennung über mehrere Tage oder Besuche hinweg. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht im Klartext; sie wird ausschließlich serverseitig zur Berechnung dieses Prüfwerts verwendet und anschließend verworfen.

c) Dauerhafte Wiedererkennung – derzeit nicht aktiv: Unser System sieht technisch die Möglichkeit vor, wiederkehrende Besucher nach ausdrücklicher Einwilligung über mehrere Besuche hinweg wiederzuerkennen. Diese Funktion ist auf dieser Website gegenwärtig nicht in Betrieb: Sie wird von keiner Stelle unserer Website ausgelöst, sodass derzeit keine besuchsübergreifende Wiedererkennung stattfindet. Sollten wir diese Funktion künftig aktivieren, werden wir diese Datenschutzerklärung zuvor entsprechend anpassen und Ihre Einwilligung hierfür gesondert einholen.

d) Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Reichweitenmessung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie – hinsichtlich des Zugriffs auf Ihr Endgerät – § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Messung erfolgt erst, nachdem Sie im Datenschutz-Hinweis der Kategorie „Statistik“ zugestimmt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf wird die Messung nicht fortgesetzt; auf einer bereits geöffneten Seite endet sie spätestens mit dem nächsten Seitenaufruf, da das Mess-Skript dann nicht mehr geladen wird.

e) Zweck: Wir werten die so gewonnenen Daten ausschließlich in zusammengefasster Form aus, um zu verstehen, welche Inhalte gefragt sind, an welchen Stellen Besucher nicht weiterkommen und wo unsere Seiten technisch oder inhaltlich verbessert werden müssen. Eine Bewertung einzelner Personen, eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO oder eine Verwendung für Werbung findet nicht statt.

f) Speicherdauer: Der unter b) beschriebene Tagesschlüssel wird spätestens nach 30 Tagen entfernt. Die verbleibenden Ereignisdaten sind ab diesem Zeitpunkt keiner Sitzung und keinem Gerät mehr zuzuordnen und werden nur noch in zusammengefasster Form ausgewertet.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) und nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben.

5. Kontaktformular

Für die Übermittlung unseres Kontaktformulars nutzen wir den Dienst Formspark (Holaday Webservices BV, Belgien). Die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail, Telefon, Betreff und Nachricht) werden über Formspark übermittelt und auf Servern innerhalb der EU (Irland) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage und berechtigtes Interesse an einer sicheren Übermittlung). Mit Formspark besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Zur Spam-Abwehr setzt Formspark einen Prüfdienst ein, bei dem eine Verarbeitung durch einen Unterauftragsverarbeiter in den USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln erfolgen kann. Zur Vermeidung automatisierter Einsendungen verwenden wir zudem ein technisch notwendiges, verstecktes Prüffeld („Honeypot“), das keine personenbezogenen Daten erhebt. Alternativ können Sie uns jederzeit direkt per E-Mail erreichen.

5a. Formular „Kostenlose Website-Analyse“

Für das Anfrageformular der kostenlosen Website-Analyse (Seite „Website-Check“) nutzen wir denselben Dienst wie für das Kontaktformular (Formspark, siehe Ziffer 5). Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Website-Adresse, E-Mail-Adresse, optional Name und Firma) sowie Ihr Einwilligungsstatus, damit wir Ihre Website prüfen und Ihnen das Ergebnis persönlich zurückmelden können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO (Ihre Einwilligung sowie die Durchführung der von Ihnen angefragten Leistung). Es gelten dieselben Angaben zu Auftragsverarbeitung, Server-Standort (EU) und Spam-Schutz (Honeypot) wie in Ziffer 5. Eine automatisierte Rückmeldung erfolgt nicht — wir melden uns persönlich. Alternativ können Sie uns Ihre Website-Adresse jederzeit direkt per E-Mail senden.

5b. WhatsApp-Kontakt

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, werden Ihre Daten (insbesondere Ihre Telefonnummer und die Nachrichteninhalte) an WhatsApp beziehungsweise die Meta Platforms Ireland Ltd. übertragen. Die Nutzung erfolgt auf Ihre eigene Verantwortung; es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Wir verwenden WhatsApp ausschließlich zur schnellen Kommunikation mit Ihnen und ausschließlich auf Ihre Initiative hin.

5c. KI-gestützte Telefonassistenz

Eingehende Anrufe unter unserer Festnetznummer können durch eine KI-gestützte Telefonassistenz entgegengenommen werden. Dabei können je nach Gesprächsverlauf Name, Telefonnummer, Anliegen, Gesprächsinhalte und eine kurze Zusammenfassung verarbeitet werden, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten, Fragen zu unseren Leistungen beantworten, eine Erstberatung vorbereiten, Termine abstimmen oder einen persönlichen Rückruf veranlassen können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, zuverlässigen und gut dokumentierten Erreichbarkeit.

Für die technische Umsetzung können externe Dienstleister eingebunden sein: Twilio für Telefonie und Rufnummernverarbeitung, ElevenLabs für die sprach- und KI-gestützte Assistenz sowie Telegram für interne Benachrichtigungen an uns. Über Telegram werden nur Name, Rufnummer und eine kurze Zusammenfassung angekündigt; vollständige Gesprächstranskripte werden dort nicht übermittelt. Die Daten werden zweckgebunden zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verwendet und nicht für fremde Werbung verkauft.

5d. Nova Web-Chat (KI-Assistentin)

Auf unserer Website bieten wir mit „Nova“ eine KI-gestützte Chat-Assistentin an, die häufige Fragen zu unseren Leistungen beantwortet und Ihnen die passenden Kontaktwege aufzeigt. Es handelt sich um eine reine Auskunfts- und Orientierungshilfe; eine Vertrags- oder Angebotserstellung findet über den Chat nicht statt.

KI-Transparenzhinweis: Sie kommunizieren in diesem Chat nicht mit einem Menschen, sondern mit einem KI-System (automatisierte Textassistenz). Hierauf weisen wir Sie im Chat-Fenster sichtbar hin (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung). Für eine persönliche Beratung erreichen Sie uns jederzeit über die im Chat genannten Kontaktwege.

a) Technische Bereitstellung (Laden des Chat-Widgets): Das Chat-Fenster wird beim Aufruf einer Seite technisch als eingebettetes Element (iframe) von unserem eigenen Server bereitgestellt, den wir bei unserem Hosting-Dienstleister in der EU betreiben (siehe Ziffer 2). Bereits durch dieses Laden wird – wie bei jedem Abruf von Server-Inhalten – Ihre IP-Adresse technisch bedingt an diesen Server übertragen, damit das Widget ausgeliefert werden kann. In dieser Phase werden noch keine Chat-Inhalte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren, performanten und wartbaren technischen Bereitstellung der Assistenzfunktion). Solange Sie den Chat nicht aktiv starten, findet keine Verarbeitung von Gesprächsinhalten statt.

b) Aktive Nutzung des Chats (Einwilligung): Bevor Sie den Chat erstmals nutzen und die erste Nachricht abgesendet wird, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein: Das Widget zeigt Ihnen zunächst einen Hinweis mit Zweck, Empfänger (OpenAI, USA) und einem Link zu dieser Datenschutzerklärung; erst nach aktiver Bestätigung („Chat starten“) wird überhaupt eine Nachricht verarbeitet. Ohne diese Zustimmung wird keine einzige Chat-Anfrage übertragen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Chat-Eingaben und deren Übermittlung an den KI-Dienstleister ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).

Verarbeitet werden dabei ausschließlich die von Ihnen frei eingegebenen Nachrichtentexte sowie ein kurzer Gesprächsverlauf der laufenden Sitzung, der zur Beantwortung Ihrer Anschlussfragen an den KI-Dienst mitgesendet wird. Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine sensiblen personenbezogenen Angaben ein; für persönliche Anliegen nutzen Sie bitte die genannten Kontaktwege.

c) Kanalübergreifende Kontakt-Verknüpfung: Wenn Sie im Chat freiwillig Ihren Namen sowie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mitteilen – zum Beispiel im Rahmen einer Terminanfrage oder eines Rückrufwunsches –, gleichen wir diese Angaben automatisiert mit den Kontaktdaten ab, die in unserem internen Kundenverwaltungssystem bereits hinterlegt sind. Dieser Abgleich erfolgt ausschließlich anhand einer exakten Übereinstimmung der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer. Stellen wir eine exakte Übereinstimmung fest, wird Ihr Chat-Kontakt automatisch mit dem bestehenden Kundendatensatz verknüpft, damit unsere Mitarbeiter im internen Posteingang den Zusammenhang zu Ihrer bisherigen Kommunikation erkennen und Ihre Anfrage zutreffender bearbeiten können. Liegt keine eindeutige Übereinstimmung vor oder ist das Ergebnis unsicher, erfolgt keine automatische Verknüpfung; ein Mitarbeiter entscheidet in diesem Fall nach manueller Prüfung. Diese Verknüpfung stellt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO dar – sie dient ausschließlich der internen Kontextanzeige für unsere Mitarbeiter und hat keine unmittelbaren Konsequenzen für Sie. Im Chat selbst erhalten Sie hierdurch keinen Einblick in interne Datensätze, Notizen oder die Kommunikationshistorie aus unserem Kundenverwaltungssystem; allenfalls wird Ihnen der neutrale Hinweis angezeigt, dass Sie als bekannter Kontakt erkannt wurden, zusammen mit dem von Ihnen selbst angegebenen Namen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine vertragliche oder vorvertragliche Leistung abzielt, sowie hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, kontextbezogenen Kundenkommunikation über verschiedene Kontaktkanäle hinweg). Die hierbei verarbeiteten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für die interne Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt; die Speicherdauer richtet sich nach der Erforderlichkeit für die Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unseres Kundenverwaltungssystems.

Empfänger / eingebundene Dienstleister:

• OpenAI (OpenAI, L.L.C. / OpenAI Ireland Ltd., USA) – Erzeugung der KI-Antworten. An OpenAI werden ausschließlich die zur Beantwortung erforderlichen Nachrichtentexte übermittelt.
• IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland; Rechenzentrum in der EU) – Hosting unseres eigenen Servers, auf dem die Server-Funktion läuft, die Ihre Anfrage entgegennimmt und an den KI-Dienst weiterleitet.
• Supabase (Supabase Inc.; Datenbank-Region EU, eu-west-1) – zur Speicherung der Gesprächsverläufe, anonymer technischer Zähler für den Missbrauchsschutz sowie – sofern Sie im Chat einen Namen und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben – der kanalübergreifenden Kontakt-Verknüpfung gemäß Abschnitt c) (siehe „Speicherung“).
• Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate) – interne Benachrichtigung unserer Mitarbeiter über neue Chat-Nachrichten. Dabei übermitteln wir keine Chat-Inhalte, sondern nur den Hinweis, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Drittlandübermittlung: Bei der Nutzung des Chats werden Ihre Nachrichtentexte an OpenAI in den USA übermittelt; der Benachrichtigungshinweis an Telegram erfolgt ohne Chat-Inhalte. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und ergänzender Schutzmaßnahmen; soweit der jeweilige Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung zusätzlich auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Speicherung / Aufbewahrung: Damit wir Ihre Anfrage bearbeiten, auf Wunsch persönlich übernehmen und bei Rückfragen den Zusammenhang erkennen können, speichern wir den Gesprächsverlauf (Ihre Nachrichten und die Antworten von Nova) zusammen mit der Seite, auf der Sie den Chat genutzt haben, und dem Zeitpunkt. Ihre Browsersitzung wird dabei nur als nicht rückrechenbarer Hash-Wert gespeichert, nicht im Klartext. Unsere Mitarbeiter sehen den Verlauf in unserem internen Posteingang. Gesprächsverläufe werden 90 Tage nach der letzten Nachricht automatisch gelöscht; auf Ihre Anfrage löschen wir sie früher. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung speichern wir zudem anonyme technische Zähler: einen nicht auf Sie rückführbaren Hash-Wert der IP-Adresse zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit (automatische Löschung nach 24 Stunden) sowie aggregierte, nicht personenbezogene Tagesmetriken zur Nutzung des Dienstes (Aufbewahrung bis zu 12 Monate); ein Personenbezug lässt sich aus diesen Zählern und Metriken nicht herstellen. Geben Sie im Chat freiwillig Ihren Namen sowie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an, speichern wir zusätzlich, ob es sich um einen bereits bei uns bekannten Kontakt handelt, sowie den von Ihnen selbst genannten Namen; Einzelheiten hierzu finden Sie im vorstehenden Absatz c).

Verarbeitung beim KI-Dienstleister: Der KI-Dienstleister (OpenAI) verwendet die über die Programmierschnittstelle (API) übermittelten Eingaben nach eigener Zusage nicht zum Training seiner Modelle. Zur Missbrauchs- und Sicherheitsprüfung kann der Dienstleister die übermittelten Daten für einen begrenzten Zeitraum von bis zu 30 Tagen vorhalten und sie anschließend löschen. Eine darüber hinausgehende Speicherung oder Nutzung zu eigenen Zwecken des Dienstleisters findet nicht statt.

Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Chat nicht weiter nutzen bzw. das Chat-Fenster schließen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bereits gespeicherte Gesprächsverläufe löschen wir auf Ihre Anfrage (Kontaktwege siehe Ziffer 1) vorzeitig, spätestens jedoch automatisch 90 Tage nach der letzten Nachricht.

Abgrenzung zur KI-gestützten Telefonassistenz: Dieser Web-Chat ist von unserer KI-gestützten Telefonassistenz (siehe vorstehender Abschnitt) technisch und rechtlich getrennt. Die Telefonassistenz betrifft eingehende Anrufe und bindet andere Dienstleister (Twilio, ElevenLabs, Telegram) sowie andere Datenkategorien (u. a. Rufnummer, Gesprächsinhalte) ein. Der Web-Chat hingegen verarbeitet ausschließlich Ihre frei eingegebenen Texteingaben über unseren eigenen Server, OpenAI und Supabase, speichert Gesprächsverläufe für höchstens 90 Tage und beruht hinsichtlich der aktiven Nutzung auf Ihrer Einwilligung.

6. Terminbuchung

Wenn Sie über unsere Website einen Termin buchen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, ggf. Firma, je nach gewähltem Bestätigungsweg E-Mail-Adresse oder WhatsApp-Nummer, ggf. Telefonnummer für den Anruf, gewünschtes Anliegen bzw. Kategorie sowie Datum und Uhrzeit des Termins) zur Durchführung und Verwaltung des gebuchten Termins, insbesondere zum Versand der Terminbestätigung über den von Ihnen gewählten Weg (E-Mail oder WhatsApp). Bei Wahl von E-Mail nutzen wir diese außerdem für Erinnerungs-, Absage- und Umbuchungs-E-Mails einschließlich Kalendereinladung. Bei Wahl von WhatsApp gelten ergänzend die Angaben in Ziffer 6b; eine E-Mail-Adresse ist dann freiwillig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahme). Wenn Sie bei der Buchung einen Empfehlungscode angeben, verarbeiten wir diesen zusätzlich wie unter Ziffer 6a beschrieben.

Der E-Mail-Versand erfolgt über unser eigenes Postfach termine@petersen-digital-solutions.de bei unserem E-Mail-Anbieter IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland). Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union.

Ihre Termindaten löschen wir, sobald der Termin abschließend abgewickelt ist und sich aus den Umständen ergibt, dass keine Anschlussfragen mehr zu erwarten sind – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen stehen dem entgegen (siehe auch Ziffer 8). Über den Ihnen mit der Terminbestätigung mitgeteilten Verwalten-Link können Sie Ihren Termin bis dahin jederzeit selbst einsehen, verschieben oder absagen. Für den Empfehlungsvermerk gilt Ziffer 6a.

6a. Empfehlungsprogramm

Kunden von Petersen Digital Solutions können andere Unternehmen weiterempfehlen. Dazu erhalten sie einen persönlichen Link und einen Code. Wenn Sie über diesen Link oder Code ein Erstgespräch buchen, gilt Folgendes.

Wenn Sie empfohlen wurden. Die Angabe des Empfehlungscodes ist freiwillig. Ohne Code buchen Sie Ihren Termin wie gewohnt, wir können dann aber keine Empfehlung zuordnen. Geben Sie einen Code an, speichern wir den Code, den Zeitpunkt der Zuordnung und einen Vermerk, welches Unternehmen Sie empfohlen hat. Sind Sie bei uns noch nicht erfasst, legen wir Ihre Angaben aus der Buchung (Firma bzw. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer sowie die aus Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse abgeleitete Website) als Kontakt in unserer Kundenverwaltung an. Dabei gleichen wir Ihre E-Mail-Adresse und deren Domain automatisch mit unseren vorhandenen Kontakten ab, um zu erkennen, ob Sie uns bereits kennen. Ob die Empfehlung berücksichtigt wird, entscheidet danach eine Person bei uns, nicht der Abgleich.

Zweck und Rechtsgrundlage. Wir ordnen die Empfehlung zu und bedanken uns bei dem empfehlenden Unternehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Empfehlungen zuzuordnen und uns bei unseren Kunden zu bedanken). Für die Terminbuchung selbst gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ziffer 6).

Wer erfährt was. Das empfehlende Unternehmen erfährt von uns weder Ihren Namen noch Ihre Kontaktdaten. Es sieht in seinem Kundenbereich nur, dass an einem bestimmten Datum eine Empfehlung eingegangen ist und in welchem Stand sie ist (zum Beispiel „In Prüfung“, „Erfolgreich“, „Ausgezahlt“). Empfänger im Übrigen sind unsere Dienstleister für die Datenbank (Supabase, Rechenzentrum in der EU) und den E-Mail-Versand (IONOS SE); Näheres in Ziffer 5d und 6.

Wenn Sie Kunde sind und empfehlen. Für Ihr Unternehmen verarbeiten wir Ihren Empfehlungslink und -code, Datum und Stand Ihrer Empfehlungen, den Prämienbetrag und Ihren Auszahlungswunsch (Gutschrift oder Überweisung). Kontodaten erfassen wir dafür nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind (Teilnahmebedingungen), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Durchführung des Programms gegenüber Ihrem Unternehmen).

Speicherdauer. Den Empfehlungsvermerk (Code, Datum, Stand, Betrag, Auszahlungswunsch) speichern wir, solange der Kundenbereich des empfehlenden Unternehmens besteht. Ein Löschverlangen prüfen wir im Einzelfall; Nachweis- und Abrechnungszwecke können der Löschung entgegenstehen. Ihre Kontaktdaten aus der Buchung löschen wir auf Ihr Verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht; der Vermerk bleibt dann ohne Bezug zu Ihrer Person erhalten. Für Prämien-Belege gelten die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege (§ 147 AO).

Widerspruch und Rechte. Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine formlose E-Mail an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse genügt. Im Übrigen gelten Ihre Rechte nach Ziffer 9.

6b. Terminbestätigung per WhatsApp

Bei der Terminbuchung über unsere Website (Ziffer 6) können Sie wählen, ob Sie die Terminbestätigung per E-Mail oder per WhatsApp an eine von Ihnen angegebene Mobilnummer erhalten möchten. WhatsApp ist freiwillig; bei dieser Wahl brauchen Sie keine E-Mail-Adresse anzugeben. Die Bestätigung wird ausschließlich über den gewählten Weg versendet. Wählen Sie E-Mail, wird Ihre Rufnummer für diese Terminbestätigung nicht an WhatsApp übermittelt.

Zweck und Daten. Verarbeitet werden die von Ihnen angegebene WhatsApp-Nummer, der Zeitpunkt und Wortlaut Ihrer Einwilligung sowie der Versandstatus der Nachricht. Inhalt der Nachricht sind ausschließlich die Eckdaten Ihres Termins (Datum, Uhrzeit, Format, ggf. Einwahl-Link) und Ihre Anrede. Weitere Nachrichten senden wir über diesen Kanal nicht, es sei denn, Sie wenden sich selbst an uns (dann gilt Ziffer 5b).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie durch Aktivieren der Option und Anhaken der Einwilligungs-Erklärung im Buchungsformular erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – am einfachsten mit einer WhatsApp-Nachricht „STOP“ an unsere unten genannte Nummer oder formlos per E-Mail an die in Ziffer 1 genannte Adresse. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt; bereits versendete Nachrichten lassen sich technisch nicht zurückholen.

Empfänger und Drittlandübermittlung. Der Versand erfolgt über unseren geschäftlich genutzten WhatsApp-Account unter der Rufnummer +49 2351 9233010. Dabei werden Ihre Rufnummer und der Nachrichteninhalt an WhatsApp Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland) als Anbieter des Dienstes übertragen; WhatsApp gehört zur Meta Platforms Ireland Ltd. Eine Verarbeitung durch Meta Platforms, Inc. in den USA ist nicht ausgeschlossen. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich insoweit auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von WhatsApp unter whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Auf die Verarbeitung durch WhatsApp – etwa den Abgleich von Rufnummern in Adressbüchern anderer Nutzer – haben wir keinen Einfluss.

Speicherdauer. Ihre WhatsApp-Nummer, den Einwilligungsnachweis und den Versandstatus speichern wir zusammen mit Ihren Termindaten und löschen sie mit diesen (Ziffer 6 und Ziffer 8). Der Nachweis Ihrer Einwilligung wird darüber hinaus so lange aufbewahrt, wie wir ihn zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) benötigen. Nach einem Widerruf senden wir keine weiteren Nachrichten; den Widerruf vermerken wir zu Nachweiszwecken.

7. Zahlungsabwicklung

a) Online-Zahlungen über Stripe: Für die Abwicklung von Online-Zahlungen – etwa für kostenpflichtige Leistungen, Lizenzen und Abonnements unserer digitalen Produkte – nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe“).

Wenn Sie eine Zahlung vornehmen, werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten an Stripe übermittelt. Hierzu gehören insbesondere Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen (z. B. Karten- oder Kontodaten) sowie Transaktionsdaten (Betrag, Währung, Zeitpunkt und Verwendungszweck). Die vollständigen Zahlungsdaten – etwa die Kartennummer – werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir selbst erhalten hierauf keinen Zugriff, sondern lediglich die zur Zuordnung der Zahlung und zur Buchhaltung erforderlichen Angaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, betrugsgeschützten Zahlungsabwicklung. Stripe verarbeitet einen Teil der Daten als eigener Verantwortlicher, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (u. a. Geldwäscheprävention). Soweit dabei Daten in Drittländer – insbesondere die USA – übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise, soweit eine Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework vorliegt, auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie unter stripe.com/de/privacy.

b) Zahlung per Rechnung und Überweisung: Zahlen Sie per Überweisung, werden die hierfür erforderlichen Daten (insbesondere Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck) über die beteiligten Kreditinstitute abgewickelt. Unser Geschäftskonto führen wir bei Qonto (Qonto SA, 18 rue de Navarin, 75009 Paris, Frankreich; in Deutschland tätig über die Olinda Zweigniederlassung Deutschland, c/o Beyond, Chausseestraße 29, 10115 Berlin), einem von der französischen Aufsichtsbehörde ACPR zugelassenen Zahlungsinstitut. Die beteiligten Zahlungsdienstleister verarbeiten diese Daten als eigene Verantwortliche zur Durchführung des Zahlungsverkehrs und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen).

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erfüllung des Vertrags oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Im Einzelnen gilt:

• Anfragen über Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp: Löschung, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und sich aus den Umständen ergibt, dass der Vorgang endgültig geklärt ist – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen stehen dem entgegen.
• Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten: Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO), jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.
• Server-Logfiles: Speicherung nur für die zum sicheren und stabilen Betrieb erforderliche Dauer; anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
• Reichweitenmessung (RadarPilot): Der anonyme Tagesschlüssel wird spätestens nach 30 Tagen entfernt; anschließend verbleiben nur noch nicht zuordenbare, zusammengefasste Auswertungen (Einzelheiten in Ziffer 3a).
• Besondere Fristen einzelner Dienste: Für die KI-gestützte Telefonassistenz und den Nova Web-Chat gelten ergänzend die Angaben in den Ziffern 5c und 5d – insbesondere werden Chat-Gesprächsverläufe 90 Tage nach der letzten Nachricht gelöscht, technische Zähler nach 24 Stunden und aggregierte Tagesmetriken nach spätestens 12 Monaten.
• Termindaten: siehe Ziffer 6 (Terminbuchung).
• Empfehlungsvermerk: siehe Ziffer 6a (Empfehlungsprogramm).

Widerrufen Sie eine erteilte Einwilligung oder widersprechen Sie einer Verarbeitung, löschen wir die betroffenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zwingenden Gründe entgegenstehen.

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Widerspruchsrecht und das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß DSGVO. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Stand: 26. September 2026