Von der Herausforderung zur digitalen
Lösung.

Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung

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Ausgangslage

Dutzende Rechnungen und Lieferscheine täglich, als PDF, per E-Mail und auf Papier. Lieferant, Beträge, Positionen und Steuersätze wurden von Hand abgetippt. Zahlendreher schlichen sich ein, am Monatsende stapelten sich die Belege.

Lösung

Eine KI liest die Belege, erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge und gleicht sie mit der Bestellung ab. Abweichungen landen in einer Aufgabenliste, alles andere geht strukturiert an die Buchhaltung (DATEV).

Ergebnis

Aus Stunden Tipparbeit wurden Minuten Kontrolle. Skonti werden zuverlässiger genutzt, der Monatsabschluss ist ruhiger, und das Team arbeitet wieder an Aufgaben, die zählen.

• KI-Dokumentenerkennung
• Abgleich mit Bestellungen
• Ausnahmen-Workflow
• DATEV-Schnittstelle
• Revisionssichere Ablage

Betriebs- und Mitarbeiter-App

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Ausgangslage

Aufträge liefen über Zettel, Anrufe und WhatsApp. Arbeitszeiten und Material standen auf Papier, Baustellenfotos lagen verstreut auf privaten Handys. Im Büro musste alles nachgetragen werden.

Lösung

Eine eigene Betriebs-App mit dem Logo des Betriebs, offline nutzbar, mit Push-Benachrichtigungen: Aufträge, Zeiten, Material und Fotos werden direkt vor Ort erfasst. Das Büro sieht alles in Echtzeit.

Ergebnis

Die Doppelerfassung entfällt fast vollständig, Zeiten und Material werden vollständiger abgerechnet, kein Foto geht mehr verloren. Neue Funktionen sind ohne App-Store-Umweg sofort bei allen.

• Web- und Mobile-App (PWA)
• Auftrags-, Zeit-, Materialerfassung
• Fotodokumentation vor Ort
• Push und Offline-Funktion
• Eigenes Branding

KPI-Dashboard und Reporting

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Ausgangslage

Umsatz in der Buchhaltung, Projekte im Projekttool, Stunden in der Zeiterfassung. Für die Geschäftsführung entstand jede Woche von Hand eine Excel-Auswertung: aufwendig, fehleranfällig, immer einen Schritt hinterher.

Lösung

Die Datenquellen wurden zusammengeführt und in ein zentrales KPI-Dashboard überführt: Umsatz, Auslastung, offene Posten und Projektmargen mit Trends, Ampeln und Vormonatsvergleich. Ein Wochenbericht kommt automatisch per E-Mail.

Ergebnis

Die wöchentliche Excel-Bastelei entfällt. Entscheidungen fallen auf aktuellen Zahlen, Engpässe werden früher sichtbar, das ganze Team zieht an denselben Kennzahlen.

• Zusammenführung mehrerer Datenquellen
• Dashboard mit Trends und Ampeln
• Automatische Wochen- und Monatsberichte
• Auslastung und Margen
• Zugriff von überall

Versand-Automatisierung

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Ausgangslage

Jede Bestellung wurde von Hand in die Versandsoftware übertragen, das Etikett einzeln erzeugt, die Sendungsnummer manuell verschickt. In Stoßzeiten kostete das Zeit, und Adress- und Versandartfehler schlichen sich ein.

Lösung

Der Shop ist direkt mit dem Versanddienstleister (z. B. DHL) verbunden: Eine bezahlte Bestellung erzeugt das Label, verschickt die Tracking-Information und meldet den Status in den Shop zurück. Stapelverarbeitung, Sonderfälle in einer Ausnahmeliste.

Ergebnis

Deutlich weniger Klickarbeit pro Bestellung, seltener Fehler, automatisch informierte Kunden. Gerade an umsatzstarken Tagen bleibt der Versand ruhig und nachvollziehbar.

• Schnittstelle Shop zu Versanddienstleister
• Label- und Tracking-Automatik
• Status-Rückmeldung in den Shop
• Stapelverarbeitung
• Ausnahmeliste für Sonderfälle

KI-Kundenservice

Ausgangslage

Wo ist meine Bestellung, wie läuft die Retoure, was kostet der Versand: immer dieselben Fragen, von Hand beantwortet. Abends, am Wochenende und in Stoßzeiten blieben Anfragen liegen.

Lösung

Ein KI-Assistent auf eigener Wissensbasis aus FAQ, Versand- und Retourenregeln antwortet sofort, greift lesend auf den Bestellstatus zu und kennzeichnet Unsicherheit. Heikle Fälle gehen mit Gesprächsverlauf an das Team.

Ergebnis

Kunden bekommen sofort eine Antwort, das Team ist von Routinefragen entlastet und kümmert sich um die Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen. Die Wissensbasis wächst mit jeder echten Anfrage.

• KI-Assistent auf eigener Wissensbasis
• Lesender Zugriff auf Bestellstatus
• Eskalation mit Gesprächsverlauf
• Kein Raten bei Unsicherheit
• Lernende Wissensbasis

Kundenportal

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Ausgangslage

Kunden fragten per E-Mail und Telefon nach Angeboten, Dokumenten und Projektstand. Das Team beantwortete dieselben Fragen mehrfach, Unterlagen lagen über Postfächer und Ordner verstreut.

Lösung

Ein Kundenportal mit sicherem Login: Angebote, Dokumente, Rechnungen und Projektstand sind jederzeit an einem Ort einsehbar, Benachrichtigung bei Updates. In der EU gehostet und an die Bestandssysteme angebunden.

Ergebnis

Rückfragen gingen spürbar zurück, Kunden sind jederzeit auskunftsfähig, das Team gewinnt Zeit für die eigentliche Arbeit. Transparenz schafft Vertrauen, ohne Mehraufwand im Tagesgeschäft.

• Sicheres Kunden-Login
• Angebote, Dokumente, Rechnungen
• Projektstand in Echtzeit
• Benachrichtigung bei Updates
• DSGVO-konform, EU-Hosting