Rechtliches

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Erklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung gemäß DSGVO.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Petersen Digital Solutions
Inhaber: Carsten Petersen
Staberger Str. 17
58511 Lüdenscheid
Telefon: +49 2351 9233010
E-Mail: info@petersen-digital-solutions.de

2. Hosting

Diese Website wird bei einem Dienstleister mit Servern in Deutschland bzw. der EU gehostet. Der Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag technisch notwendige Daten (z. B. Server-Logfiles) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technisch notwendige Daten in Server-Logfiles verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb der Website.

Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste setzen wir nicht ein. Auf Ihrem Endgerät speichern wir lediglich Ihre Auswahl aus dem Datenschutz-Hinweis, damit dieser Ihnen nicht bei jedem Seitenaufruf erneut angezeigt wird; diese Speicherung ist technisch notwendig und nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) und nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergegeben.

5. Kontaktformular

Für die Übermittlung unseres Kontaktformulars nutzen wir den Dienst Formspark (Holaday Webservices BV, Belgien). Die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, Firma, E-Mail, Telefon, Betreff und Nachricht) werden über Formspark übermittelt und auf Servern innerhalb der EU (Irland) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage und berechtigtes Interesse an einer sicheren Übermittlung). Mit Formspark besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Zur Spam-Abwehr setzt Formspark einen Prüfdienst ein, bei dem eine Verarbeitung durch einen Unterauftragsverarbeiter in den USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln erfolgen kann. Zur Vermeidung automatisierter Einsendungen verwenden wir zudem ein technisch notwendiges, verstecktes Prüffeld („Honeypot“), das keine personenbezogenen Daten erhebt. Alternativ können Sie uns jederzeit direkt per E-Mail erreichen.

5a. Formular „Kostenlose Website-Analyse“

Für das Anfrageformular der kostenlosen Website-Analyse (Seite „Website-Check“) nutzen wir denselben Dienst wie für das Kontaktformular (Formspark, siehe Ziffer 5). Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Website-Adresse, E-Mail-Adresse, optional Name und Firma) sowie Ihr Einwilligungsstatus, damit wir Ihre Website prüfen und Ihnen das Ergebnis persönlich zurückmelden können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und b DSGVO (Ihre Einwilligung sowie die Durchführung der von Ihnen angefragten Leistung). Es gelten dieselben Angaben zu Auftragsverarbeitung, Server-Standort (EU) und Spam-Schutz (Honeypot) wie in Ziffer 5. Eine automatisierte Rückmeldung erfolgt nicht — wir melden uns persönlich. Alternativ können Sie uns Ihre Website-Adresse jederzeit direkt per E-Mail senden.

5b. WhatsApp-Kontakt

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, werden Ihre Daten (insbesondere Ihre Telefonnummer und die Nachrichteninhalte) an WhatsApp beziehungsweise die Meta Platforms Ireland Ltd. übertragen. Die Nutzung erfolgt auf Ihre eigene Verantwortung; es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Wir verwenden WhatsApp ausschließlich zur schnellen Kommunikation mit Ihnen und ausschließlich auf Ihre Initiative hin.

5c. KI-gestützte Telefonassistenz

Eingehende Anrufe unter unserer Festnetznummer können durch eine KI-gestützte Telefonassistenz entgegengenommen werden. Dabei können je nach Gesprächsverlauf Name, Telefonnummer, Anliegen, Gesprächsinhalte und eine kurze Zusammenfassung verarbeitet werden, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten, Fragen zu unseren Leistungen beantworten, eine Erstberatung vorbereiten, Termine abstimmen oder einen persönlichen Rückruf veranlassen können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, zuverlässigen und gut dokumentierten Erreichbarkeit.

Für die technische Umsetzung können externe Dienstleister eingebunden sein: Twilio für Telefonie und Rufnummernverarbeitung, ElevenLabs für die sprach- und KI-gestützte Assistenz sowie Telegram für interne Benachrichtigungen an uns. Über Telegram werden nur Name, Rufnummer und eine kurze Zusammenfassung angekündigt; vollständige Gesprächstranskripte werden dort nicht übermittelt. Die Daten werden zweckgebunden zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verwendet und nicht für fremde Werbung verkauft.

5d. Nova Web-Chat (KI-Assistentin)

Auf unserer Website bieten wir mit „Nova“ eine KI-gestützte Chat-Assistentin an, die häufige Fragen zu unseren Leistungen beantwortet und Ihnen die passenden Kontaktwege aufzeigt. Es handelt sich um eine reine Auskunfts- und Orientierungshilfe; eine Vertrags- oder Angebotserstellung findet über den Chat nicht statt.

KI-Transparenzhinweis: Sie kommunizieren in diesem Chat nicht mit einem Menschen, sondern mit einem KI-System (automatisierte Textassistenz). Hierauf weisen wir Sie im Chat-Fenster sichtbar hin (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 – KI-Verordnung). Für eine persönliche Beratung erreichen Sie uns jederzeit über die im Chat genannten Kontaktwege.

a) Technische Bereitstellung (Laden des Chat-Widgets): Das Chat-Fenster wird beim Aufruf einer Seite technisch als eingebettetes Element (iframe) über unseren Infrastruktur-Dienstleister Vercel Inc. (USA) bereitgestellt. Bereits durch dieses Laden wird – wie bei jedem Abruf externer Server-Inhalte – Ihre IP-Adresse technisch bedingt an den Server des Dienstleisters übertragen, damit das Widget ausgeliefert werden kann. In dieser Phase werden noch keine Chat-Inhalte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren, performanten und wartbaren technischen Bereitstellung der Assistenzfunktion). Solange Sie den Chat nicht aktiv starten, findet keine Verarbeitung von Gesprächsinhalten statt.

b) Aktive Nutzung des Chats (Einwilligung): Bevor Sie den Chat erstmals nutzen und die erste Nachricht abgesendet wird, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein: Das Widget zeigt Ihnen zunächst einen Hinweis mit Zweck, Empfänger (OpenAI, USA) und einem Link zu dieser Datenschutzerklärung; erst nach aktiver Bestätigung („Chat starten“) wird überhaupt eine Nachricht verarbeitet. Ohne diese Zustimmung wird keine einzige Chat-Anfrage übertragen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Chat-Eingaben und deren Übermittlung an den KI-Dienstleister ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).

Verarbeitet werden dabei ausschließlich die von Ihnen frei eingegebenen Nachrichtentexte sowie ein kurzer Gesprächsverlauf der laufenden Sitzung, der zur Beantwortung Ihrer Anschlussfragen an den KI-Dienst mitgesendet wird. Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine sensiblen personenbezogenen Angaben ein; für persönliche Anliegen nutzen Sie bitte die genannten Kontaktwege.

c) Kanalübergreifende Kontakt-Verknüpfung: Wenn Sie im Chat freiwillig Ihren Namen sowie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer mitteilen – zum Beispiel im Rahmen einer Terminanfrage oder eines Rückrufwunsches –, gleichen wir diese Angaben automatisiert mit den Kontaktdaten ab, die in unserem internen Kundenverwaltungssystem bereits hinterlegt sind. Dieser Abgleich erfolgt ausschließlich anhand einer exakten Übereinstimmung der E-Mail-Adresse oder der Telefonnummer. Stellen wir eine exakte Übereinstimmung fest, wird Ihr Chat-Kontakt automatisch mit dem bestehenden Kundendatensatz verknüpft, damit unsere Mitarbeiter im internen Posteingang den Zusammenhang zu Ihrer bisherigen Kommunikation erkennen und Ihre Anfrage zutreffender bearbeiten können. Liegt keine eindeutige Übereinstimmung vor oder ist das Ergebnis unsicher, erfolgt keine automatische Verknüpfung; ein Mitarbeiter entscheidet in diesem Fall nach manueller Prüfung. Diese Verknüpfung stellt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO dar – sie dient ausschließlich der internen Kontextanzeige für unsere Mitarbeiter und hat keine unmittelbaren Konsequenzen für Sie. Im Chat selbst erhalten Sie hierdurch keinen Einblick in interne Datensätze, Notizen oder die Kommunikationshistorie aus unserem Kundenverwaltungssystem; allenfalls wird Ihnen der neutrale Hinweis angezeigt, dass Sie als bekannter Kontakt erkannt wurden, zusammen mit dem von Ihnen selbst angegebenen Namen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine vertragliche oder vorvertragliche Leistung abzielt, sowie hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, kontextbezogenen Kundenkommunikation über verschiedene Kontaktkanäle hinweg). Die hierbei verarbeiteten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich für die interne Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt; die Speicherdauer richtet sich nach der Erforderlichkeit für die Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unseres Kundenverwaltungssystems.

Empfänger / eingebundene Dienstleister:

OpenAI (OpenAI, L.L.C. / OpenAI Ireland Ltd., USA) – Erzeugung der KI-Antworten. An OpenAI werden ausschließlich die zur Beantwortung erforderlichen Nachrichtentexte übermittelt.
Vercel Inc. (USA) – Hosting und Ausführung der Server-Funktion, die Ihre Anfrage entgegennimmt und an den KI-Dienst weiterleitet.
Supabase (Supabase Inc.; Datenbank-Region EU, eu-west-1) – zur Speicherung anonymer, technischer Zähler für den Missbrauchsschutz sowie – sofern Sie im Chat einen Namen und eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben – der kanalübergreifenden Kontakt-Verknüpfung gemäß Abschnitt c) (siehe „Speicherung“). Es werden hierüber keine Chat-Inhalte gespeichert.

Drittlandübermittlung: Bei der Nutzung des Chats werden Daten an Dienstleister in den USA (OpenAI, Vercel) übermittelt. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und ergänzender Schutzmaßnahmen; soweit der jeweilige Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung zusätzlich auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Die für die technische Auslieferung des Widgets erforderliche Übertragung der IP-Adresse an Vercel (siehe a)) erfolgt auf denselben Grundlagen.

Speicherung / Aufbewahrung: Wir speichern keine Chat-Inhalte. Ihre Nachrichten werden nur flüchtig zur Erzeugung der Antwort verarbeitet und nicht dauerhaft bei uns abgelegt. Zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung speichern wir zudem anonyme technische Zähler: einen nicht auf Sie rückführbaren Hash-Wert der IP-Adresse zur Begrenzung der Anfragehäufigkeit (automatische Löschung nach 24 Stunden) sowie aggregierte, nicht personenbezogene Tagesmetriken zur Nutzung des Dienstes (Aufbewahrung bis zu 12 Monate); ein Personenbezug lässt sich aus diesen Zählern und Metriken nicht herstellen. Geben Sie im Chat freiwillig Ihren Namen sowie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an, speichern wir zusätzlich, ob es sich um einen bereits bei uns bekannten Kontakt handelt, sowie den von Ihnen selbst genannten Namen; Einzelheiten hierzu finden Sie im vorstehenden Absatz c).

Verarbeitung beim KI-Dienstleister: Der KI-Dienstleister (OpenAI) verwendet die über die Programmierschnittstelle (API) übermittelten Eingaben nach eigener Zusage nicht zum Training seiner Modelle. Zur Missbrauchs- und Sicherheitsprüfung kann der Dienstleister die übermittelten Daten für einen begrenzten Zeitraum von bis zu 30 Tagen vorhalten und sie anschließend löschen. Eine darüber hinausgehende Speicherung oder Nutzung zu eigenen Zwecken des Dienstleisters findet nicht statt.

Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie den Chat nicht weiter nutzen bzw. das Chat-Fenster schließen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Da wir keine Chat-Inhalte speichern, sind mit dem Ende der Sitzung bei uns keine Gesprächsdaten mehr vorhanden.

Abgrenzung zur KI-gestützten Telefonassistenz: Dieser Web-Chat ist von unserer KI-gestützten Telefonassistenz (siehe vorstehender Abschnitt) technisch und rechtlich getrennt. Die Telefonassistenz betrifft eingehende Anrufe und bindet andere Dienstleister (Twilio, ElevenLabs, Telegram) sowie andere Datenkategorien (u. a. Rufnummer, Gesprächsinhalte) ein. Der Web-Chat hingegen verarbeitet ausschließlich Ihre frei eingegebenen Texteingaben über OpenAI, Vercel und Supabase, speichert keine Gesprächsinhalte und beruht hinsichtlich der aktiven Nutzung auf Ihrer Einwilligung.

6. Zahlungsabwicklung

a) Online-Zahlungen über Stripe: Für die Abwicklung von Online-Zahlungen – etwa für kostenpflichtige Leistungen, Lizenzen und Abonnements unserer digitalen Produkte – nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe“).

Wenn Sie eine Zahlung vornehmen, werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten an Stripe übermittelt. Hierzu gehören insbesondere Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen (z. B. Karten- oder Kontodaten) sowie Transaktionsdaten (Betrag, Währung, Zeitpunkt und Verwendungszweck). Die vollständigen Zahlungsdaten – etwa die Kartennummer – werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir selbst erhalten hierauf keinen Zugriff, sondern lediglich die zur Zuordnung der Zahlung und zur Buchhaltung erforderlichen Angaben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, betrugsgeschützten Zahlungsabwicklung. Stripe verarbeitet einen Teil der Daten als eigener Verantwortlicher, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten (u. a. Geldwäscheprävention). Soweit dabei Daten in Drittländer – insbesondere die USA – übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise, soweit eine Zertifizierung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework vorliegt, auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden Sie unter stripe.com/de/privacy.

b) Zahlung per Rechnung und Überweisung: Zahlen Sie per Überweisung, werden die hierfür erforderlichen Daten (insbesondere Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck) über die beteiligten Kreditinstitute abgewickelt. Unser Geschäftskonto führen wir bei Qonto (Qonto SA, 18 rue de Navarin, 75009 Paris, Frankreich; in Deutschland tätig über die Olinda Zweigniederlassung Deutschland, c/o Beyond, Chausseestraße 29, 10115 Berlin), einem von der französischen Aufsichtsbehörde ACPR zugelassenen Zahlungsinstitut. Die beteiligten Zahlungsdienstleister verarbeiten diese Daten als eigene Verantwortliche zur Durchführung des Zahlungsverkehrs und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen).

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Erfüllung des Vertrags oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Im Einzelnen gilt:

Anfragen über Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp: Löschung, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist und sich aus den Umständen ergibt, dass der Vorgang endgültig geklärt ist – es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen stehen dem entgegen.
Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten: Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Fristen von sechs beziehungsweise zehn Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO), jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.
Server-Logfiles: Speicherung nur für die zum sicheren und stabilen Betrieb erforderliche Dauer; anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
Besondere Fristen einzelner Dienste: Für die KI-gestützte Telefonassistenz und den Nova Web-Chat gelten ergänzend die Angaben in den Ziffern 5c und 5d – insbesondere speichern wir keine Chat-Inhalte, technische Zähler werden nach 24 Stunden gelöscht und aggregierte Tagesmetriken nach spätestens 12 Monaten.

Widerrufen Sie eine erteilte Einwilligung oder widersprechen Sie einer Verarbeitung, löschen wir die betroffenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen zwingenden Gründe entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Widerspruchsrecht und das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß DSGVO. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

Stand: 6. August 2026