Projekte & Case Studies
Automatisierung,
die sich rechnet
So sieht digitale Prozessoptimierung in der Praxis aus: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Abläufe. Auf dieser Seite zeigen wir beispielhafte Anwendungsfälle aus Automatisierung, KI und Softwareentwicklung — repräsentativ für Projekte, wie wir sie für Betriebe unterschiedlicher Branchen umsetzen.
pro Woche sparen kleine Teams typischerweise schon mit den ersten Automatisierungen — Zeit für echte Wertschöpfung.
weniger Erfassungsfehler sind realistisch, wenn Belege und Daten nicht mehr von Hand abgetippt werden.
statt Stunden: KI liest Dokumente, erstellt Berichte und beantwortet Anfragen in Sekunden.
arbeiten Automatisierungen und Dashboards — ohne Urlaub, ohne Krankheit, ohne Wartezeit.
Ausgewählte Anwendungsfälle
Projekte nach Branche & Anwendungsfall
Großhandel — KI-Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden automatisch erkannt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben.
//02Handwerksbetrieb — Betriebs-App
Eine eigene App für Werkstatt und Baustelle: Aufträge, Fotos, Zeiten und Material direkt vom Smartphone.
//03Dienstleister — KPI-Dashboard
Umsatz, Auslastung und offene Posten aus mehreren Tools — automatisch aktuell auf einem Bildschirm.
//04Online-Händler — KI-Kundenservice
Ein KI-Assistent beantwortet wiederkehrende Anfragen zu Versand und Retoure rund um die Uhr.
//05Online-Händler — Versand & Etiketten
Bestellungen lösen automatisch Versandlabels (z. B. DHL) und Status-Benachrichtigungen aus.
//06Dienstleister — Kundenportal
Kunden sehen Angebote, Dokumente und Projektstand selbst — weniger Rückfragen, mehr Transparenz.
Hinweis: Die hier gezeigten Cases sind repräsentative Praxisbeispiele nach Branche und Anwendungsfall. Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir keine Kundennamen; gerne stellen wir im persönlichen Gespräch konkrete Referenzen vor.
// 01 — Großhandel · Rechnungs- & Dokumentenverarbeitung
Eingangsrechnungen, die sich selbst erfassen
Ausgangslage: Ein Großhandelsbetrieb erhielt täglich Dutzende Eingangsrechnungen und Lieferscheine — als PDF, als E-Mail-Anhang und auf Papier. Eine Mitarbeiterin tippte Lieferant, Beträge, Positionen und Steuersätze von Hand ab. Das kostete jeden Tag mehrere Stunden, Zahlendreher schlichen sich ein und am Monatsende stapelten sich die Belege.
Lösung: Wir haben eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung eingerichtet. Eingehende Belege werden automatisch eingelesen, die KI erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge und gleicht sie mit der Bestellung ab. Unstimmigkeiten landen zur Prüfung in einer Aufgabenliste, alles andere wird strukturiert an die Buchhaltung (DATEV) übergeben — der Mensch kontrolliert nur noch die Ausnahmen.
Ergebnis: Aus mehreren Stunden täglicher Tipparbeit wurden wenige Minuten Kontrolle. Erfassungsfehler gingen drastisch zurück, Skonti werden zuverlässiger genutzt und der Monatsabschluss ist deutlich entspannter. Vor allem aber arbeitet das Team wieder an Aufgaben, die wirklich zählen.
Eingesetzt
- KI-Dokumentenerkennung für Rechnungen & Lieferscheine
- Automatischer Abgleich mit Bestellungen
- Ausnahmen-Workflow mit Aufgabenliste
- Schnittstelle zur Buchhaltung (DATEV)
- Revisionssichere Ablage aller Belege
// 02 — Handwerksbetrieb · Betriebs- & Mitarbeiter-App
Eine App für Werkstatt, Baustelle und Büro
Ausgangslage: In einem Handwerksbetrieb liefen Aufträge über Zettel, Anrufe und WhatsApp. Monteure notierten Arbeitszeiten und verbrauchtes Material auf Papier, Fotos von der Baustelle landeten verstreut auf privaten Handys. Im Büro musste alles mühsam nachgetragen werden — Rückfragen, doppelte Erfassung und verlorene Stunden waren an der Tagesordnung.
Lösung: Wir haben eine eigene Betriebs-App entwickelt, die auf jedem Smartphone und Tablet läuft — mit dem Logo des Betriebs, Offline-Funktion und Push-Benachrichtigungen. Die Mitarbeiter sehen ihre Aufträge, erfassen Zeiten und Material mit wenigen Tipps, dokumentieren mit Fotos direkt vor Ort und melden Aufträge als erledigt. Das Büro hat alles in Echtzeit im Blick.
Ergebnis: Die Doppelerfassung im Büro entfiel fast vollständig, Arbeitszeiten und Material werden vollständiger abgerechnet und niemand sucht mehr nach Baustellenfotos. Neue Funktionen sind ohne Umweg über App-Stores sofort bei allen verfügbar — die App wächst mit dem Betrieb mit.
Eingesetzt
- Web-/Mobile-App (PWA) für iOS, Android & Desktop
- Auftrags-, Zeit- und Materialerfassung
- Foto-Dokumentation direkt von der Baustelle
- Push-Benachrichtigungen & Offline-Funktion
- Eigenes Branding statt fremder Standard-App
// 03 — Dienstleister · KPI-Dashboard & Reporting
Alle Kennzahlen auf einen Blick — automatisch aktuell
Ausgangslage: Ein Dienstleistungsunternehmen führte seine Zahlen in mehreren Tools: Umsatz in der Buchhaltung, Projekte im Projekttool, Stunden in der Zeiterfassung. Für die Geschäftsführung baute jemand jede Woche von Hand eine Excel-Auswertung zusammen — aufwendig, fehleranfällig und immer einen Schritt hinterher.
Lösung: Wir haben die vorhandenen Datenquellen zusammengeführt und ein zentrales KPI-Dashboard gebaut. Umsatz, Auslastung, offene Posten und Projektmargen werden automatisch eingelesen und verständlich aufbereitet — mit Trends, Ampeln und Vergleich zum Vormonat. Ein automatischer Wochenbericht landet zusätzlich per E-Mail im Postfach der Geschäftsführung.
Ergebnis: Die wöchentliche Excel-Bastelei entfällt komplett. Entscheidungen fallen auf Basis aktueller Zahlen statt Bauchgefühl, Engpässe in der Auslastung werden früher sichtbar und das ganze Team zieht an denselben, klar definierten Kennzahlen.
Eingesetzt
- Zusammenführung mehrerer Datenquellen
- Zentrales KPI-Dashboard mit Trends & Ampeln
- Automatische Wochen- und Monatsberichte
- Auslastungs- und Margen-Auswertung
- Zugriff von überall, immer aktuell
FAQ
Häufige Fragen
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Wie läuft ein Projekt bei Ihnen ab?
Wie lange dauert so ein Projekt — und was kostet es?
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