Projekte & Case Studies
Automatisierung,
die sich rechnet
So sieht digitale Prozessoptimierung in der Praxis aus: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Abläufe. Auf dieser Seite zeigen wir beispielhafte Anwendungsfälle aus Automatisierung, KI und Softwareentwicklung — repräsentativ für Projekte, wie wir sie für Betriebe unterschiedlicher Branchen umsetzen. Mehr dazu, wer hinter diesen Projekten steht.
pro Woche sparen kleine Teams typischerweise schon mit den ersten Automatisierungen — Zeit für echte Wertschöpfung.
weniger Erfassungsfehler sind realistisch, wenn Belege und Daten nicht mehr von Hand abgetippt werden.
statt Stunden: KI liest Dokumente, erstellt Berichte und beantwortet Anfragen in Sekunden.
arbeiten Automatisierungen und Dashboards — ohne Urlaub, ohne Krankheit, ohne Wartezeit.
Ausgewählte Anwendungsfälle
Projekte nach Branche & Anwendungsfall
Großhandel — KI-Rechnungsverarbeitung
Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden automatisch erkannt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben.
//02Handwerksbetrieb — Betriebs-App
Eine eigene App für Werkstatt und Baustelle: Aufträge, Fotos, Zeiten und Material direkt vom Smartphone.
//03Dienstleister — KPI-Dashboard
Umsatz, Auslastung und offene Posten aus mehreren Tools — automatisch aktuell auf einem Bildschirm.
//04Online-Händler — KI-Kundenservice
Ein KI-Assistent beantwortet wiederkehrende Anfragen zu Versand und Retoure rund um die Uhr.
//05Online-Händler — Versand & Etiketten
Bestellungen lösen automatisch Versandlabels (z. B. DHL) und Status-Benachrichtigungen aus.
//06Dienstleister — Kundenportal
Kunden sehen Angebote, Dokumente und Projektstand selbst — weniger Rückfragen, mehr Transparenz.
Hinweis: Die hier gezeigten Cases sind repräsentative Praxisbeispiele nach Branche und Anwendungsfall. Aus Gründen der Vertraulichkeit nennen wir keine Kundennamen; gerne stellen wir im persönlichen Gespräch konkrete Referenzen vor.
// 01 — Großhandel · Rechnungs- & Dokumentenverarbeitung
Eingangsrechnungen, die sich selbst erfassen
Ausgangslage: Ein Großhandelsbetrieb erhielt täglich Dutzende Eingangsrechnungen und Lieferscheine — als PDF, als E-Mail-Anhang und auf Papier. Eine Mitarbeiterin tippte Lieferant, Beträge, Positionen und Steuersätze von Hand ab. Das kostete jeden Tag mehrere Stunden, Zahlendreher schlichen sich ein und am Monatsende stapelten sich die Belege.
Lösung: Wir haben eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung eingerichtet. Eingehende Belege werden automatisch eingelesen, die KI erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Positionen und Beträge und gleicht sie mit der Bestellung ab. Unstimmigkeiten landen zur Prüfung in einer Aufgabenliste, alles andere wird strukturiert an die Buchhaltung (DATEV) übergeben — der Mensch kontrolliert nur noch die Ausnahmen.
Ergebnis: Aus mehreren Stunden täglicher Tipparbeit wurden wenige Minuten Kontrolle. Erfassungsfehler gingen drastisch zurück, Skonti werden zuverlässiger genutzt und der Monatsabschluss ist deutlich entspannter. Vor allem aber arbeitet das Team wieder an Aufgaben, die wirklich zählen.
Eingesetzt
- KI-Dokumentenerkennung für Rechnungen & Lieferscheine
- Automatischer Abgleich mit Bestellungen
- Ausnahmen-Workflow mit Aufgabenliste
- Schnittstelle zur Buchhaltung (DATEV)
- Revisionssichere Ablage aller Belege
// 02 — Handwerksbetrieb · Betriebs- & Mitarbeiter-App
Eine App für Werkstatt, Baustelle und Büro
Ausgangslage: In einem Handwerksbetrieb liefen Aufträge über Zettel, Anrufe und WhatsApp. Monteure notierten Arbeitszeiten und verbrauchtes Material auf Papier, Fotos von der Baustelle landeten verstreut auf privaten Handys. Im Büro musste alles mühsam nachgetragen werden — Rückfragen, doppelte Erfassung und verlorene Stunden waren an der Tagesordnung.
Lösung: Wir haben eine eigene Betriebs-App entwickelt, die auf jedem Smartphone und Tablet läuft — mit dem Logo des Betriebs, Offline-Funktion und Push-Benachrichtigungen. Die Mitarbeiter sehen ihre Aufträge, erfassen Zeiten und Material mit wenigen Tipps, dokumentieren mit Fotos direkt vor Ort und melden Aufträge als erledigt. Das Büro hat alles in Echtzeit im Blick.
Ergebnis: Die Doppelerfassung im Büro entfiel fast vollständig, Arbeitszeiten und Material werden vollständiger abgerechnet und niemand sucht mehr nach Baustellenfotos. Neue Funktionen sind ohne Umweg über App-Stores sofort bei allen verfügbar — die App wächst mit dem Betrieb mit.
Eingesetzt
- Web-/Mobile-App (PWA) für iOS, Android & Desktop
- Auftrags-, Zeit- und Materialerfassung
- Foto-Dokumentation direkt von der Baustelle
- Push-Benachrichtigungen & Offline-Funktion
- Eigenes Branding statt fremder Standard-App
// 03 — Dienstleister · KPI-Dashboard & Reporting
Alle Kennzahlen auf einen Blick — automatisch aktuell
Ausgangslage: Ein Dienstleistungsunternehmen führte seine Zahlen in mehreren Tools: Umsatz in der Buchhaltung, Projekte im Projekttool, Stunden in der Zeiterfassung. Für die Geschäftsführung baute jemand jede Woche von Hand eine Excel-Auswertung zusammen — aufwendig, fehleranfällig und immer einen Schritt hinterher.
Lösung: Wir haben die vorhandenen Datenquellen zusammengeführt und ein zentrales KPI-Dashboard gebaut. Umsatz, Auslastung, offene Posten und Projektmargen werden automatisch eingelesen und verständlich aufbereitet — mit Trends, Ampeln und Vergleich zum Vormonat. Ein automatischer Wochenbericht landet zusätzlich per E-Mail im Postfach der Geschäftsführung.
Ergebnis: Die wöchentliche Excel-Bastelei entfällt komplett. Entscheidungen fallen auf Basis aktueller Zahlen statt Bauchgefühl, Engpässe in der Auslastung werden früher sichtbar und das ganze Team zieht an denselben, klar definierten Kennzahlen.
Eingesetzt
- Zusammenführung mehrerer Datenquellen
- Zentrales KPI-Dashboard mit Trends & Ampeln
- Automatische Wochen- und Monatsberichte
- Auslastungs- und Margen-Auswertung
- Zugriff von überall, immer aktuell
// 04 — Online-Handel · KI-Kundenservice
Antworten auf Standardfragen, rund um die Uhr
Ausgangslage: Ein Online-Händler bekam täglich dieselben Fragen: Wo ist meine Bestellung, wie funktioniert die Retoure, welche Versandkosten fallen an? Das Team beantwortete sie immer wieder von Hand. Abends, am Wochenende und in Stoßzeiten blieben Anfragen liegen, und die Antwortzeiten wurden länger.
Lösung: Wir haben einen KI-Assistenten auf einer eigenen Wissensbasis aus FAQ, Versand- und Retourenregeln eingerichtet. Er beantwortet wiederkehrende Fragen sofort und in der Sprache des Kunden, greift dafür lesend auf den Bestellstatus zu und macht kenntlich, wenn er etwas nicht sicher weiß. Spezielle oder heikle Fälle reicht er mit dem bisherigen Gesprächsverlauf an einen Mitarbeiter weiter.
Ergebnis: Kunden bekommen rund um die Uhr sofort eine Antwort, das Team wird von Routinefragen spürbar entlastet und kümmert sich um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen. Die Wissensbasis wächst mit jeder echten Anfrage weiter.
Eingesetzt
- KI-Assistent auf eigener Wissensbasis (FAQ, Versand, Retoure)
- Lesender Zugriff auf den Bestellstatus
- Eskalation an Mitarbeiter inklusive Gesprächsverlauf
- Ehrliche Grenzen: kein Raten bei Unsicherheit
- Wissensbasis lernt aus echten Anfragen
// 05 — Online-Handel · Versand-Automatisierung
Vom Auftrag zum Versandlabel, ohne Handarbeit
Ausgangslage: Bei einem Online-Händler wurde jede Bestellung von Hand in die Versandsoftware übertragen, das Etikett einzeln erzeugt und die Sendungsnummer manuell an den Kunden geschickt. In Stoßzeiten kostete das viel Zeit, und bei der Tipparbeit schlichen sich Adress- und Versandartfehler ein.
Lösung: Wir haben den Shop direkt mit dem Versanddienstleister (z. B. DHL) verbunden. Eine bezahlte Bestellung erzeugt jetzt automatisch das passende Versandlabel, verschickt die Tracking-Information an den Kunden und meldet den Status zurück in den Shop. Mehrere Bestellungen lassen sich im Stapel abarbeiten, Sonderfälle landen in einer Ausnahmeliste.
Ergebnis: Pro Bestellung fällt deutlich weniger Klickarbeit an, Adress- und Versandfehler werden seltener und Kunden sind ohne manuelles Zutun informiert. Gerade an umsatzstarken Tagen bleibt der Versand ruhig und nachvollziehbar.
Eingesetzt
- Schnittstelle Shop zu Versanddienstleister (z. B. DHL)
- Automatische Label- und Tracking-Erzeugung
- Status-Rückmeldung in den Shop
- Stapelverarbeitung mehrerer Bestellungen
- Ausnahmeliste für Sonderfälle
// 06 — Dienstleister · Kundenportal
Ein Portal, das Rückfragen überflüssig macht
Ausgangslage: Bei einem Dienstleister fragten Kunden immer wieder per E-Mail und Telefon nach Angeboten, Dokumenten und dem aktuellen Projektstand. Das Team beantwortete dieselben Fragen mehrfach, und wichtige Unterlagen lagen über mehrere Postfächer und Ordner verstreut.
Lösung: Wir haben ein Kundenportal entwickelt. Nach dem sicheren Login sehen Kunden ihre Angebote, Dokumente, Rechnungen und den Projektstand selbst, jederzeit und an einem Ort. Bei Updates werden sie benachrichtigt. Das Portal ist DSGVO-konform in der EU gehostet und an die bestehenden Systeme angebunden.
Ergebnis: Rückfragen gingen spürbar zurück, Kunden sind jederzeit auskunftsfähig und das Team gewinnt Zeit für die eigentliche Arbeit. Transparenz schafft Vertrauen, ohne zusätzlichen Aufwand im Tagesgeschäft.
Eingesetzt
- Sicheres Kunden-Login
- Angebote, Dokumente und Rechnungen selbst einsehbar
- Projektstand in Echtzeit
- Benachrichtigung bei Updates
- DSGVO-konform, Hosting in der EU
// 07 — Webdesign · Vereins- & Unternehmenswebsites
Websites, die für Sie arbeiten — nicht nur gut aussehen
Neben Automatisierung und Software entwickeln wir komplette Websites: vom Konzept über Design und Texte bis zu Technik, Hosting und Suchmaschinenoptimierung — alles aus einer Hand, aus Lüdenscheid. Jede Seite entsteht individuell für Marke und Zielgruppe: schnell, mobiloptimiert und so aufgebaut, dass aus Besuchern Anfragen werden. Drei Beispiele aus unserer Arbeit:
Solar & Haustechnik
Photovoltaik-Fachbetrieb, OstfrieslandUnternehmenswebsite für den Solar-Fachbetrieb: ein filmischer Sonnenaufgang als Intro, wechselnde Projektmotive im Hero, Leistungen von Photovoltaik über Speicher bis zum Terrassendach mit PV, die Broschüre zum Download und ein direkter Weg zur Beratung — Konzept, Design, Texte, Technik und SEO von uns aus einer Hand.
- Photovoltaik · Speicher · Terrassendach-PV
- Kino-Intro und rotierende Projektbilder
- Broschüre als PDF, Anfrage in zwei Klicks
- Mobiloptimiert, schnell, suchmaschinenfreundlich
solar-haus-technik.de
Schalke-Tigers Lüdenscheid
Vereinswebsite für den offiziellen FC-Schalke-04-Fanclub aus Lüdenscheid (seit 1981): großer Kino-Auftritt mit Spieltagen & Busfahrten, Chronik, Gästebuch und Mitgliederbereich — von uns gestaltet, umgesetzt und betreut.
schalketigers.de (öffnet in neuem Tab)
Pondruff Polier- & PVD-Beschichtungsservice
Unternehmenswebsite für den Oberflächenveredler aus Lüdenscheid: markanter Markenauftritt mit Leistungsübersicht, Schicht-Portfolio und direkter Anfrage — von Konzept und Design bis Technik und SEO komplett aus einer Hand.
pondruffpolierservice.de (öffnet in neuem Tab)
FAQ
Häufige Fragen
Sind das echte Projekte?
Wie läuft ein Projekt bei Ihnen ab?
Wie lange dauert so ein Projekt — und was kostet es?
Für welche Branchen arbeiten Sie?
Belegt statt behauptet
