PetersenDigital Solutions

KI-Automationen

Von manuellen Abläufen
zu intelligenten Workflows

Wir verbinden Ihre Tools zu durchgängigen Abläufen und lassen KI-Agenten die Aufgaben übernehmen, die heute noch von Hand erledigt werden. Dokumente werden automatisch erkannt, E-Mails sortiert, Daten ins CRM übertragen und Berichte erstellt — zuverlässig, rund um die Uhr und ohne Tippfehler.

Kostenloses Erstgespräch Alle Leistungen
10+

Stunden pro Woche gewinnen Teams typischerweise schon mit wenigen Automationen zurück.

0

Tippfehler: Daten werden einmal erfasst und fehlerfrei zwischen allen Systemen übertragen.

24/7

läuft jede Automation — ohne Pause, ohne Urlaub, ohne vergessene Aufgaben.

Sek.

statt Stunden: Belege erkennen, Anfragen beantworten, Berichte erstellen in Sekunden.

// 01 — Workflows & KI-Agenten

Trigger, Aktion, erledigt

Eine Automation folgt einem einfachen Prinzip: Etwas passiert — eine E-Mail kommt an, ein Formular wird ausgefüllt, ein Termin steht an — und daraufhin laufen alle weiteren Schritte von selbst. Wo Abläufe komplexer werden, übernehmen KI-Agenten: Sie lesen mit, treffen Entscheidungen und erledigen mehrstufige Aufgaben, für die bisher ein Mensch nötig war. Wie sich solche Abläufe als durchgängige Prozesse denken lassen, zeigen wir Ihnen im Detail.

Team richtet automatisierte Workflows am Bildschirm ein

Typische Beispiele

  • Trigger-Aktion-Workflows ohne Programmierkenntnisse
  • KI-Agenten für mehrstufige Aufgaben
  • Automatische Weiterleitung & Eskalation
  • Bedingte Abläufe (wenn / dann / sonst)
  • Manuelle Freigabe-Schritte, wo Kontrolle nötig ist

// 02 — Dokumentenverarbeitung

Belege erkennen, prüfen, verbuchen

Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen kommen in vielen Formaten — als PDF, als Foto, per E-Mail oder gescannt. Unsere KI liest die relevanten Daten automatisch aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und meldet Abweichungen, bevor etwas falsch verbucht wird. Geprüfte Belege werden direkt exportiert, zum Beispiel an Ihre Buchhaltung oder nach DATEV.

Typische Beispiele

  • Rechnungen & Lieferscheine automatisch auslesen
  • Abgleich mit Bestellungen & Auftragsdaten
  • Plausibilitätsprüfung & Abweichungs-Hinweise
  • Export nach DATEV, Buchhaltung & Warenwirtschaft
  • Revisionssichere Ablage & Archivierung

// 03 — E-Mail- & CRM-Automationen

Posteingang und Kundendaten im Griff

Ihr Posteingang ist oft die erste Engstelle: Anfragen müssen gelesen, einsortiert und beantwortet werden — und die Daten landen meist doppelt von Hand im System. Wir automatisieren das. Eingehende E-Mails werden nach Thema sortiert, Standardanfragen erhalten sofort eine passende Antwort, und neue Kontakte landen automatisch im CRM. Per Lead-Scoring sehen Ihre Vertriebler sofort, welche Anfrage sich wirklich lohnt.

Typische Beispiele

  • Posteingang automatisch sortieren & zuordnen
  • Automatische Antworten auf Standardanfragen
  • Neue Kontakte & Anfragen direkt ins CRM
  • Lead-Management & Lead-Scoring
  • Automatische Erinnerungen & Follow-ups

// 04 — Reporting & Schnittstellen

Berichte und Datenflüsse — automatisch

Wochenbericht, Umsatzübersicht, Auslastungs-Report: Solche Auswertungen müssen niemanden mehr Zeit kosten. Wir richten Berichte ein, die sich automatisch aus Ihren Systemen zusammensetzen und pünktlich im Postfach oder im Dashboard landen. Damit das funktioniert, verbinden wir Ihre Tools über Schnittstellen und APIs zu einem sauberen Datenfluss — ein Thema, das wir bei den Workflow-Systemen vertiefen.

Automatisch erstellte Berichte und Kennzahlen auf einem Dashboard

Typische Beispiele

  • Automatische Wochen- & Monatsberichte
  • Live-Dashboards mit aktuellen Kennzahlen
  • Tool-zu-Tool-Schnittstellen & APIs
  • Anbindung von Shop, Buchhaltung & Warenwirtschaft
  • Datenexport in jedes gewünschte Format

Bausteine

Vier Automations-Bausteine, beliebig kombinierbar

//01

Dokumenten-KI

Rechnungen und Lieferscheine automatisch erkennen, prüfen und exportieren.

//02

E-Mail-Automation

Eingang sortieren, beantworten und weiterleiten — ohne manuelles Vorsortieren.

//03

CRM-Automation

Kontakte, Leads und Aufgaben automatisch pflegen — inklusive Lead-Scoring.

//04

Reporting-Automation

Berichte und Dashboards, die sich von selbst aktualisieren und versenden.

FAQ

Häufige Fragen

Welche Tools lassen sich verbinden?
In der Regel alles, was Sie heute schon nutzen: E-Mail-Postfächer, CRM- und Buchhaltungssysteme, Online-Shops, Warenwirtschaft, DATEV, Cloud-Speicher und viele weitere. Hat ein Tool eine Schnittstelle (API), binden wir es direkt an. Fehlt eine, finden wir einen zuverlässigen Zwischenweg. Wir prüfen Ihre konkrete Tool-Landschaft kostenlos im Erstgespräch.
Wie zuverlässig ist das — und behalte ich die Kontrolle?
Automationen laufen rund um die Uhr und machen keine Flüchtigkeitsfehler. Trotzdem behalten Sie das Steuer: Sie legen fest, welche Schritte vollautomatisch laufen und wo eine manuelle Freigabe nötig ist. Jede Aktion wird protokolliert, und bei Auffälligkeiten erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung — so sehen Sie jederzeit, was passiert ist.
Wie aufwendig ist der Start?
Wir beginnen klein und wirkungsvoll: Statt alles auf einmal umzubauen, automatisieren wir zuerst einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf, der spürbar Zeit spart. Für Sie hält sich der Aufwand in Grenzen — wir übernehmen Einrichtung und Anbindung, Sie liefern das Fachwissen zu Ihren Abläufen. Erste Automationen sind oft schon nach wenigen Wochen produktiv.
Was kostet eine KI-Automation?
Das hängt von Umfang und Anzahl der verbundenen Systeme ab. Eine einzelne, klar umrissene Automation ist deutlich günstiger als eine durchgängige Lösung über mehrere Abteilungen. Entscheidend ist der Nutzen: Wir rechnen vorab transparent durch, wie viele Stunden pro Woche Sie sparen — damit sich die Investition für Sie nachvollziehbar lohnt. Ein Angebot erhalten Sie nach dem kostenlosen Erstgespräch.

Welcher Ablauf frisst bei Ihnen die meiste Zeit?

Lassen Sie uns Ihre erste Automation finden

Erzählen Sie uns von einem Ablauf, der Sie regelmäßig Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich automatisieren lässt — kostenlos, unverbindlich und ohne Fachchinesisch. Mehr zu unseren KI-Lösungen finden Sie übrigens auf der passenden Leistungsseite.

Kostenloses Erstgespräch